O caminho de uma cotação.

Uma cotação parece simples vista de fora: o cliente pergunta, a empresa responde. Por dentro, ela passa por várias mãos. Alguém lê o pedido, alguém procura o preço, alguém lembra do desconto combinado no ano passado, alguém confere e alguém assina. Quando cada passo vive na cabeça de uma pessoa diferente, a resposta demora, e o cliente espera.

A hora em que a cotação chega é assunto de Quem parou de comprar. Aqui o assunto é o que acontece depois que ela chegou.

Os seis passos

O caminho de uma cotação tem seis passos:

1. O pedido chega, por e-mail, mensagem ou formulário.
2. O sistema lê o pedido e separa o que o cliente quer: produto, quantidade, prazo.
3. O sistema reúne o que a casa já sabe: histórico da conta, tabela de preços, condições combinadas.
4. O Oz prepara a resposta no modelo da empresa.
5. A regra confere a resposta contra a alçada de cada pessoa.
6. Quem tem a alçada assina, e a resposta é entregue ao cliente.

○ Em andamentoHoje

TarefaPropõe

Cotação de reposição

Progresso

Quem cuida da conta

Espera a aprovação de uma pessoa

O que o Oz prepara

Os passos de dois a quatro são trabalho de preparação, e ficam com o Oz. Ninguém do time precisa abrir três sistemas para montar uma resposta. É o que toma tempo e pouco exige de julgamento: ler, buscar, comparar, montar.

O Oz, nas propostas, trabalha com duas coisas. A primeira é o que ele sabe fazer: ler um pedido, consultar uma tabela, montar um documento. A segunda é como a sua empresa funciona: qual tabela vale para qual cliente, qual modelo de proposta usar, quem aprova o quê. A primeira é o ofício. A segunda é o jeito da sua empresa, escrito por quem cuida da sua conta, junto com o seu time.

O que a regra decide

Os passos cinco e seis são de regra, e a regra é sua. Desconto até certo ponto, o vendedor aprova. Acima dele, o gerente. Prazo fora do padrão, a diretoria. Essa conferência não depende de opinião: ela lê a resposta pronta e compara com a alçada escrita.

O Oz prepara a resposta. A regra diz quem pode assinar.

O Oz começa no primeiro degrau: propõe e espera. Neste caminho, a cotação para no passo seis até alguém dizer sim. Com o tempo, quem dirige a empresa pode decidir que cotações de reposição, dentro da regra, sejam enviadas pelo Oz, que age e presta contas. Subir um degrau e descer de volta são decisões de quem dirige, nunca do sistema. Os quatro degraus estão em Quatro degraus para delegar.

Quando foge do padrão

Nem toda cotação cabe no modelo. O cliente pede um produto que a tabela não tem. Pede um prazo que a empresa nunca deu. Muda a quantidade no meio da conversa.

Nesses casos, o fluxo para e o caso vai, com o que já foi preparado, a quem tem a alçada para decidir. A pessoa recebe o pedido, o histórico e a recomendação, e escolhe. Se a mesma exceção volta várias vezes, ela vira candidata a regra, e quem dirige decide se escreve essa regra.

A prestação de contas traz três respostas: o que foi feito, quanto custou e o que precisa da decisão de alguém. As cotações que fugiram do padrão aparecem na terceira. Quem cuida da sua conta combina com a sua empresa o formato e o ritmo.

O seu time continua assinando o que importa. Se o caminho da sua empresa tem mais ou menos passos, ele é desenhado do jeito dela. Para escolher por qual fluxo começar, leia Por onde começar.