O registro vem da conversa.

O vendedor não preenche o CRM, e a diretoria cobra de novo na segunda-feira. O vendedor fecha o negócio pelo WhatsApp, volta para o computador no fim do dia e encontra um formulário cheio de campos esperando. Ele preenche alguns, ou nenhum. O funil mostra o que ele teve vontade de lançar, e não o que aconteceu.

O vendedor deixa de preencher o CRM quando preencher dá mais trabalho do que vender. O caminho é registrar a partir da conversa que ele já faz.

Vendedor não preenche o CRM

O CRM costuma ser desenhado para quem lê: o diretor, o gerente, quem projeta a receita do trimestre. Quem escreve é outra pessoa, com outro incentivo. Para o vendedor, cada campo é tempo longe de uma conversa que pode virar venda, e o retorno de preencher chega para outra pessoa.

A conta dele é simples e, do ponto de vista dele, correta. Se atender o cliente rende comissão e atualizar o sistema rende um elogio, o sistema perde.

Onde a cobrança falha

O jeito comum é a cobrança. Uma regra diz que negócio sem registro não existe, um gerente revisa o funil toda semana e o vendedor passa a preencher na véspera da revisão.

Isso produz registro, mas de má qualidade. O dado entra tarde, de memória, resumido ao que passa na revisão. A conversa real, com a objeção que o cliente fez e o prazo que ele pediu, ficou no WhatsApp e não chega ao sistema. E a cobrança tem custo próprio: o gerente gasta a semana conferindo preenchimento, e o vendedor aprende que o CRM é um tribunal.

Treinar de novo também não resolve: o vendedor já sabe usar o sistema e só não tem motivo para gastar o tempo dele ali.

O registro na conversa

O trabalho do registro é anotar o que aconteceu: quem é o lead, o que foi combinado, quando é a próxima visita. Tudo isso já foi escrito pelo vendedor, com as próprias palavras, na conversa com o cliente. O jeito que funciona é deixar o registro nascer dali e pedir ao vendedor só a conferência.

Conferir custa segundos. Preencher do zero custa minutos e depende de memória. Quando a tarefa muda de escrever para confirmar, o motivo para adiar some.

Registro pelo WhatsAppVendedor

Fonte: documento da casa

Pergunte do seu jeito

Dois cuidados valem sempre. O vendedor continua dono da conta: se o registro e o que o cliente disse divergirem, vale o que o cliente disse, e o vendedor corrige. E só entra no CRM o que o vendedor confirmou, para que o funil volte a ser algo em que o diretor possa confiar.

O que o Oz registra

Pelo WhatsApp, o vendedor pede, e o Oz cadastra o lead e lembra a visita marcada. Quando o vendedor encaminha ao Oz a conversa com o cliente, o Oz monta o registro a partir do que já está escrito ali.

O registro conferido entra no CRM e na base da empresa, junto com o que ela já sabe. A pessoa do Oz que cuida da conta acompanha o que o Oz registrou e responde por isso.

Em todos os casos o vendedor diz o que quer com as próprias palavras, e o registro só vale depois que ele confirma. O método de registrar a partir da conversa serve a qualquer time, com ou sem o Oz.

O limite do método

Registrar a partir da conversa não resolve tudo. Uma conversa mal escrita gera um registro pobre, e o vendedor que não conversa pelo WhatsApp, ou que fecha por telefone, deixa pouco para aproveitar. Há também o que nenhuma conversa mostra: a leitura que o vendedor faz do cliente, o clima da reunião, o motivo real de uma recusa. Isso continua com ele.

E existe um custo de adoção. O vendedor precisa confiar que o que ele pediu foi anotado como ele quis, e essa confiança vem dos primeiros casos conferidos. Por isso vale começar por um grupo pequeno de vendedores e só abrir para o time quando esses casos mostrarem que funciona.

Para a diretoria, vale combinar de antemão o que conta como registrado, quem confere e com que frequência o funil é revisado. A reunião curta de receita é um bom lugar para isso, e a nota sobre onde mora o trabalho explica onde esse registro fica guardado.

Perguntas

Como fazer o CRM pegar?

Reduzindo o trabalho de registrar. Quando o registro nasce da conversa que o vendedor já tem e ele só confere, a cobrança diária perde o motivo. A revisão semanal continua e passa a olhar a venda.

Adoção é disciplina?

Não. Adoção mede se o sistema reflete o que acontece na venda. Disciplina é uma das formas de chegar lá, e a mais cara. Um time pode ser muito disciplinado e ter um CRM atrasado, porque o desenho do trabalho exige que ele escreva duas vezes o que já disse uma.

O Oz registra pelo WhatsApp?

Registra. Quando o vendedor pede pelo WhatsApp, o Oz cadastra o lead e lembra a visita marcada. Quando ele encaminha a conversa com o cliente, o Oz monta o registro a partir dela, e o vendedor confere cada registro antes de ele entrar no funil.

Para quem dirige

Quem dirige deixa de perguntar por que o vendedor não preenche e passa a perguntar quanto trabalho o registro exige dele. A primeira pergunta gera cobrança. A segunda gera um desenho melhor, em que o funil é um subproduto da venda e a segunda-feira volta a servir para decidir.